Katonsspital Winterthur // Schweiz

Wie das Kantonsspital Winterthur (KSW) RAYLYTICs UNITY-Plattform zur digitalen Erfassung und Auswertung von Patientenfragebögen einsetzt

Herausforderung

Um Qualitätsindikatoren sowie das Ergebnis und Erlebnis aus Patientensicht zu messen, benötigte das fachlich breit aufgestellte KSW mit seinen rund 500 Betten eine All-in-One-Software für die Patientenbefragung, die sich an bestehende klinische Arbeitsabläufe anpassen lässt.

Lösung

Das Spital setzt RAYLYTICs UNITY-Plattform zur durchwegs digitalen Erfassung von Patientenfragebögen PROMs und PREMs sowie zur Integration der Ergebnisse direkt in die elektronisch erfassten KSW-Patientendaten ein.

Ergebnisse

Mit dieser Lösung erhebt das KSW wertvolle Patientendaten zur Qualitätssteigerung der Therapien und Klinikaufenthalte ohne zusätzlichen Personalaufwand. Es konnten mühsame und fehleranfällige Verwaltungsaufgaben eliminiert werden, wodurch Kosteneinsparungen in Höhe eines sechsstelligen CHF-Betrags pro Jahr erzielt werden.

Auszug

Normalerweise bedeutet die Erfassung von Patientendaten eine Menge Papier, zusätzliches Personal und mühsame Dateneingaben.

Dem KSW ist es jedoch gelungen, Patientenfragebögen in Papierform erheblich zu reduzieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie das Spital es geschafft hat.

Listenspitäler im Kanton Zürich sind von der Zürcher Gesundheitsdirektion verpflichtet, strenge Vorschriften zur kontinuierlichen Erfassung von Qualitätskennzahlen einzuhalten.

Darüber hinaus müssen Daten für die klinische Forschung an verschiedene medizinische Register übermittelt werden – eine zeitaufwändige administrative Zusatzaufgabe.

Neben den gesetzlichen Verpflichtungen strebt das KSW eine kontinuierliche Verbesserung der Qualitätsindikatoren an, die den Gesundheitszustand eines Patienten ganzheitlich und evidenzbasiert beurteilen.

Um diese Ziele zu erreichen, werden mehr als 20.000 Patientenbefragungen, wie z.B. patient-reported outcome measures (PROMs) und patient-reported experience measures (PREMs), pro Jahr durchgeführt.

Herausforderung: Patientenbefragungen in der klinischen Routineversorgung

Die Implementierung von PROMs und PREMs in die klinische Routineversorgung ist eine komplexe Aufgabe. Denn PROMs und PREMs wurden ursprünglich als Papierfragebögen in kontrollierten klinischen Studien eingesetzt, nicht jedoch im täglichen klinischen Betrieb. 

Zu den Herausforderungen gehören die Vermeidung von Datensilos und die Verringerung des Bedarfs an administrativem und technischem Personal.

Die Anforderungen des KSW

Das KSW war sich dieser Herausforderungen bewusst, als es mit der Planung der Integration von Patientenbefragungen in die Routineversorgung begann.

Der Planungsprozess umfasste eine gründliche Marktanalyse und eine eingehende Bewertung durch ein multidisziplinäres Komitee. Für die Softwarelösung wurden drei Hauptkriterien erarbeitet: 

  • Interoperabilität
  • Automatisierung
  • Benutzerfreundlichkeit
Problemlose Integration

Entscheidend war, dass sich die Lösung problemlos an die klinischen Arbeitsabläufe anpassen lässt, ohne dass zusätzliche administrative Aufgaben anfallen. 

„Wir wollten die PROM-Fragebögen möglichst ressourcenschonend einführen“, sagt Susanne Imhof, Leiterin für Qualitätsentwicklung am KSW. Verwaltungspersonal einzustellen und die Arbeitsabläufe neu zu konfigurieren, war für das Spital keine Option.

Da ein Wechsel des Klinikinformationssystems (KIS)-Anbieters anstand, musste die Lösung flexible Integrationsfähigkeiten aufweisen. Das hohe Volumen der bei Patientenbefragungen erhobenen Daten erforderte einen reibungslosen Übergang und eine kontinuierliche Nutzung.

Vielfältige Fragebögen

Die erwünschte Software-Lösung sollte auch einen umfassenden Katalog von Patientenfragebögen enthalten.

Das klinische Personal würde diese für verschiedene Zwecke einsetzen:

  • als standardisierte PROM-Instrumente
  • leicht konfigurierbare PREM-Fragebögen, die sich an der individuellen Reise eines Patienten orientieren,
  • sowie als anpassbare stationäre und ambulante Umfragen
 

Außerdem wichtig? Eine intuitive, hochgradig anpassbaren Benutzeroberfläche.

Das Spital stellte fest, dass Lösungen von anderen Anbietern nicht die Tiefe und Breite in ihrer Auswahl an Fragebögen aufwiesen und beispielsweise „nur PROMs oder Befragungen anboten, die nur vom Systemanbieter konfiguriert werden konnten.“

Lösung: UNITY als interoperables Fragebogenmanagement-Tool

Minimaler IT-Wartungsaufwand

Die Projektverantwortlichen des KSW entschieden sich für eine Lösung, welche ein Höchstmaß an Interoperabilität und Datensicherheit bietet und gleichzeitig die IT-Abteilung des Krankenhauses von Wartungs- und Cybersicherheitsaufgaben entlastet. 

Heute dient sie im Krankenhaus als leistungsstarkes Fragebogenmanagement-Tool. Sie automatisiert viele der administrativen Aufgaben, die mit der Erfassung und Verarbeitung der Daten aus Patientenfragebogen verbunden sind. 

Heute dient sie im Krankenhaus als leistungsstarkes Fragebogenmanagement-Tool. Sie automatisiert viele der Verwaltungsaufgaben, die mit der Erfassung und Verarbeitung von Patientenfragebogendaten verbunden sind. 

Eine weitere wichtige Funktion ist der direkte Zugriff aus unserem KIS. So kann der Befragungsstatus einfach am Empfang abgefragt werden. Auch für das medizinische Personal ist die Einsicht in die Befragungsergebnisse eines Patienten nur einen Klick von der Patientenakte entfernt.“

– Susanne Imhof, Leiterin für Qualitätsentwicklung am KSW

Automatisierte Fragebogenverwaltung und Integration

Eines der herausragenden Merkmale von UNITY für das Schweizer Spital ist seine KIS-Anbindung über eine Schnittstelle.

„Die automatische Zuteilung von Patienten zu den Befragungssets, der Versand der Mails und Reminder, der einfache Zugang zu den Daten über das KIS sowie die Übermittlung der Daten an die Register reduziert die Arbeitsbelastung des klinisch tätigen Personals“, so Nathalie Eggenberg, Mitarbeiterin Qualitätsentwicklung am KSW

So verwaltet die RAYLYTIC-Lösung beispielsweise die entsprechenden Fragebögen für die Patienten. Je nach Behandlung oder Art des Krankenhausaufenthalts werden den Patienten automatisch vordefinierte Fragebögen zur Verfügung gestellt.

Automatisierte Integration von PROMs in nationale Implantat-Register

Das Spital ist zur Übermittlung von PROM-Daten an medizinische Register, wie z.B. das Schweizer Implantatregister (SIRIS) oder Adjumed, gesetzlich verpflichtet.

Ärzte können mit UNITY alle notwendigen Daten für SIRIS elektronisch dokumentieren und diese werden dann an das Register übermitteln. Gleichzeitig werden die Fragebögen als PDF-Dateien im KIS des Krankenhauses gespeichert, sodass das Krankenhaus sie intern nutzen kann.

Auf diese Weise vermeiden die Ärzte nicht nur zusätzlichen Verwaltungsaufwand und überflüssige Dateneingaben, sondern erfüllen auch die gesetzlichen Vorgaben.

Anbindung an Terminierungssoftware

Dank der Verknüpfung von UNITY mit der Terminplanung des Krankenhauses können die Patienten die Fragebögen entsprechend geplanter und sich verändernder Termine zum richtigen Zeitpunkt ausfüllen.

Einige Tage vor dem geplanten Krankenhausbesuch erhalten die Patienten eine E-Mail-Benachrichtigung, die sie daran erinnert, ihren Fragebogen schon von Zuhause aus auszufüllen.

Von den meisten Patienten liegen die Ergebnisse bereits beim nächsten Krankenhausbesuch vor. Die übrigen Patienten können die Fragebögen über ein Tablet ausfüllen, sobald sie im Krankenhaus ankommen.

Ergebnisse

Zeit- und Ressourcenersparnis

Die Erfassung von Patientenfragebögen in digitaler Form erleichtert den Fluss von Daten zwischen den involvierten Systemen. „Mit dem Einsatz von UNITY wurde die Basis dafür gelegt, dass nicht beliebig viele Einzellösungen für die Verarbeitung von PROMs und PREMs unterhalten oder eingeführt werden müssen. Dies entlastet die IT-Verantwortlichen auf lange Sicht“, so Daniel Wunderli, ICT-Projektleiter.

Darüber hinaus wurde die Anzahl an Papierformularen reduziert. Die Umstellung auf eine vollständig digitalisierte Bearbeitung der Fragebögen hat zur Einsparung von Kosten im sechsstelligen Bereich für Porto, Druck und Scannen beigetragen.

Künftige Ausweitung des Einsatzes von PROMs

Dank des hohen Automatisierungsgrads können viele verschiedene Arten von PROM-Fragebögen leicht in vielen verschiedenen klinischen Abteilungen eingesetzt werden. 

Auf diese Weise hat der Einsatz von der UNITY-Plattform dazu beigetragen, anhaltende Unsicherheiten über die Durchführbarkeit von PROMs und PREMs als Teil der klinischen Routineversorgung zu beseitigen. Durch die Zuverlässigkeit und Unkompliziertheit der Lösung plant das Spital den Roll-out auf weitere Fachabteilungen.

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